PRIVACYREGLEMENT VOLKSUNIVERSITEIT HET GOOI ("VU-HG")
Revisiedatum: 01/07/21
Opgesteld vanwege de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 16 mei 2018, inhoudende regels ter uitvoering van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016.
Vastgesteld in de VU-HG bestuursvergadering d.d. 01/07/2021
Hartelijk dank voor uw bezoek aan onze website. Wij vinden het uiteraard belangrijk dat uw privacy zo goed mogelijk wordt beschermd. Uw persoonsgegevens worden door de Stichting Volksuniversiteit Het Gooi, gevestigd op Brink 29, 1251 KT te Laren met KvK Nr. 41193990 (hierna genoemd: VU-HG) in overeenstemming met de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: genoemd AVG) en andere wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens verwerkt. In dit privacyreglement wordt uitgelegd waarom de VU-HG uw gegevens bewaart, en wat er met uw gegevens gebeurt. Mocht u na het lezen van deze verklaring nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met de voorzitter van de VU-HG, via info@volksuniversiteithetgooi.nl
Artikel 1: Definities
In dit privacyreglement wordt verstaan onder:
- Bestand: elk door de VU-HG gecreëerd en automatisch beheerd geheel van persoonsgegevens die betrekking hebben op de categorieën personen die genoemd zijn in artikel 3 van deze regeling;
- Bestuur: het bestuur van de VU-HG;
- Betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen;
- Cursist: eenieder die deelneemt aan een cursus, excursie, lezing of workshop in het lopende programma van de VU-HG;
- Derde: natuurlijke persoon of rechtspersoon niet zijnde een persoon behorende tot een categorie als genoemd in artikel 3;
- Docent: eenieder die, al dan niet onder contract, een cursusonderdeel verzorgt dan wel heeft verzorgd bij de VU-HG;
- Naam organisatie: Stichting Volksuniversiteit Het Gooi, verder aan te duiden als VU-HG;
- Oud-cursist: eenieder die cursist is geweest;
- Oud vriend; eenieder die ooit Vriend was
- Penningmeester: de penningmeester van de VU-HG;
- Personeelslid: werknemer/vrijwilliger in dienst van de VU-HG;
- Persoonsdossier: het geheel van (schriftelijk) vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling. De dossiers kunnen bestaan uit een fysiek en een elektronisch gedeelte;
- Persoonsgegevens: gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele natuurlijke persoon;
- Verordening: de Algemene Verordening Gegevensbescherming, verder aan te duiden als AVG, die is gebaseerd op de Verordening van het Europees Parlement en de Raad, over de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en over het vrije verkeer van die gegevens.
- Verwerkingsverantwoordelijke: VU-HG
- Voorzitter: de voorzitter van de VU-HG;
- Vriend; Eenieder die de stichting ondersteunt door een financiële bijdrage of een bijdrage in natura te schenken en zich als zodanig heeft aangemeld
- Vrijwilliger: eenieder die op basis van vrijwilligheid in overleg met het bestuur activiteiten verricht in het kader van de VU-HG.
Artikel 2: Doelstelling van het bestand
Het bestand zal alleen die gegevens bevatten welke nodig zijn om:
- Cursisten in te schrijven voor een cursus aan de VU-HG, en ter verdere afhandeling van zaken rond hun inschrijving en deelname (noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst);
- Cursisten te informeren over komende activiteiten (toestemming);
- Cursisten te informeren bij plotselinge afwezigheid van een docent of het om andere redenen afgelasten van de cursus of een cursusdeel;
- Docenten te kunnen selecteren d.m.v. een sollicitatieprocedure (gerechtvaardigd belang)
- Docenten te kunnen voorzien van de nodige informatie m.b.t. het cursusprogramma voor zover voor hen van belang (noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst);
- De administratieve handelingen te kunnen verrichten t.a.v. de verplichtingen tegenover de Belastingdienst welke voortvloeien uit contracten met docenten (wettelijk voorschrift);
- Bestuursleden en vrijwilligers te kunnen voorzien van de nodige informatie t.a.v. het cursusprogramma van de VU-HG, voor zover relevant voor elk van dezen (noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst).
Artikel 3: Categorieën personen, opgenomen in het bestand
Het bestand bevat uitsluitend persoonsgegevens van cursisten, oud-cursisten, vrienden en docenten noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst of vanuit wettelijke verplichting van onder andere de belastingdienst, personeelsleden, vrijwilligers, vrienden en voorts van personen en bedrijven die hebben aangegeven dat zij geïnteresseerd zijn in het cursusaanbod van de VU-HG dan wel de doelstellingen van de VU-HG ondersteunen.
Artikel 4: Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen
1. Het bestand omvat voor de personen genoemd in artikel 3 de gegevens, zoals vermeld in bijlage 1, die bij deze regeling is gevoegd.
2. De persoonsgegevens worden verkregen door verstrekking door de betrokkene (of na machtiging door betrokkene):
- Bij inschrijving voor een cursus of andere activiteit van de VU-HG
- Bij inschrijving voor de nieuwsbrief
- Bij contracteren als docent
- Bij indiensttreding als werknemer
- Bij aanmelding/benoeming als bestuurslid of vrijwilliger
- Bij aanmelding als vriend
3. De in het eerste lid bedoelde bijlage 1 vormt onderdeel van deze regeling.
Artikel 5: Verantwoordelijkheid
1. De VU-HG is verwerkingsverantwoordelijk. Het bestuur ziet toe op het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van het bestand, e.e.a. overeenkomstig het in dit privacyreglement bepaalde.
2. Het bestuur ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.
3. Het bestuur wijst ten behoeve van de verwerking van persoonsgegevens een of meer daartoe bevoegde personen aan en zorgt ervoor dat er voldoende technische en organisatorische maatregelen genomen worden ter beveiliging van het bestand, tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Ook is het bestuur verantwoordelijk voor de naleving van de bewaartermijn van de verzamelde persoonsgegevens.
Artikel 6: Functioneren van het bestand
1. Het bestand wordt uitsluitend gebruikt door de daartoe aangewezen personen.
2. De in het bestand opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van dit privacyreglement omschreven doelstelling.
Artikel 7: Toegang tot het bestand
1. Toegang tot het bestand hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden:
- De voorzitter;
- De penningmeester;
- De secretaris;
- De daartoe aangewezen personen, zoals genoemd in artikel 5.3;
- Personeelsleden, onder toezicht van een daartoe aangewezen persoon, zoals genoemd in artikel 5.3.
2. Toegang tot het bestand kan uitsluitend worden verkregen door middel van de persoonlijk toegekende toegangscodes aan de in lid 1 genoemde personen.
3. Aan deze personen zijn specifieke rechten gegeven over het verwerken, wijzigen, verwijderen, en/of raadplegen van de opgeslagen gegevens.
4. Een docent krijgt functioneel toegang tot enkel de benodigde persoonsgegevens van de deelnemers aan de door hem/haar gegeven lesactiviteit.
Artikel 8: Verstrekking van gegevens aan derden
Uit het bestand worden geen gegevens aan derden verstrekt, tenzij:
- Dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
- Dit geschiedt op verzoek van of met toestemming van de betrokkene.
Artikel 9: Bewaring en vernietiging van de gegevens
1. De VU-NB bewaart financiële gegevens van personeelsleden en docenten, vanwege wettelijke belastingbepalingen, gedurende een periode van zeven jaar.
2. De persoonsgegevens van (oud) vrienden, (oud) cursisten en vrijwilligers worden vernietigd zodra de relatie tussen de VU-HG en hen is beëindigd en het niet meer nodig is de persoonsgegevens te bewaren voor de uitvoering van de overeenkomst of vanuit wettelijke verplichting, tenzij door hen toestemming is gegeven tot het behoud ervan.
Artikel 10: Recht op inzage en afschrift
1. De betrokkene heeft het recht om van de VU-HG inzage te krijgen in de persoonsgegevens die de VU-HG van de betrokkene verwerkt, de doeleinden waarvoor deze verwerkt worden en voor hoe lang, wie deze gegevens ontvangt en wat de herkomst is van de gegevens als de betrokkene ze niet zelf heeft aangeleverd. Het verzoek daartoe wordt door de betrokkene, schriftelijk bij de voorzitter ingediend via info@volksuniversiteithetgooi.nl De voorzitter kan de betrokkene verzoeken zijn/haar legitimatie te tonen.
2. Op schriftelijk verzoek van de betrokkene verstrekt de VU-HG aan hem/haar een kopie van zijn /haar persoonsgegevens die worden verwerkt. Desgevraagd kan het verzochte ook in gangbare elektronische vorm verstrekt worden.
Artikel 11: Recht op rectificatie
De betrokkene of diens gemachtigde heeft het recht om van de VU-HG onverwijld rectificatie van hem/haar betreffende onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen. Het verzoek daartoe wordt door de betrokkene, schriftelijk bij de voorzitter ingediend via info@volksuniversiteithetgooi.nl . De voorzitter kan de betrokkene verzoeken zijn/haar legitimatie te tonen. De beslissing op dit verzoek volgt binnen vier weken na datum binnenkomst verzoek. Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.
Artikel 12: Recht op gegevenswissing
De betrokkene heeft het recht op wissing, zonder onredelijke vertraging, van zijn/haar persoonsgegevens, waartoe de VU-HG verplicht is, tenzij anders is overeengekomen of op basis van wettelijk voorschrift voortgezette bewaring is vereist. Het verzoek daartoe wordt door de betrokkene, schriftelijk bij de voorzitter ingediend, via info@volksuniversiteithetgooi.nl De voorzitter kan de betrokkene verzoeken zijn/haar legitimatie te tonen. Een afwijzende beslissing op het verzoek wordt met redenen omkleed en wordt onverwijld gegeven.
Artikel 13: Beroep
In het geval dat een betrokkene het niet eens is met een besluit van de VU-HG, betrekking hebbende op dit privacyreglement, kan de betrokkene een klacht of een verzoek indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, zij zullen de klacht of het verzoek dan verder in behandeling nemen.
Artikel 14: Slotbepaling
In alle gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet zijn de bepalingen van de AVG rechtstreeks van toepassing.
BIJLAGE I
Het bestand omvat over de in artikel 3 bedoelde personen de volgende gegevens:
Alle personen
- Achternaam, voorletters en eventueel voornamen
- Adres, postcode
- Woonplaats
- Telefoonnummers
- E-mailadres
(Oud) Cursisten
- Geboortedatum: inschrijving op activiteiten van de VU-HG is in beginsel mogelijk voor personen van 18 jaar en ouder
- BSN – het Burgerservicenummer wordt geregistreerd in geval de cursist ten behoeve van de cursussen NT2 gebruik maakt van de leenmogelijkheid bij DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs)
- Nationaliteit – idem als bij BSN en in geval de subsidievoorwaarden van de gemeente dit vereisen
- IBAN – t.b.v. automatische incasso van cursus- of lesgelden en/of restitutie (van te veel) betaalde cursus- of lesgelden
- De door de betrokkene gevolgde cursussen c.q. cursushistorie
(Oud) Vrienden
- De vriendschap historie
- IBAN – t.b.v. automatische incasso van de jaarlijkse bijdrage
Docenten
- IBAN – voor uitbetaling financiële vergoedingen en voor fiscale verantwoording
- De door de betrokkene gegeven cursussen
- Evaluaties van docenten
- Curriculum Vitae
Personeelsleden
- IBAN – voor uitbetaling salaris en eventuele onkostenvergoeding
- KvK nummer – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording (ZZP)
- BTW nummer – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording (ZZP)
Vrijwilligers
- IBAN – voor uitbetaling declaraties en kostenvergoedingen