Algemene voorwaarden en privacyreglement

Indien u de Algemene Voorwaarden van de Volksuniversteit Het Gooi wilt inzien dan kunt u deze bij de Volksuniversiteit opvragen.

Ingeschreven en dan?
Inschrijving is geen garantie voor plaatsing. De inschrijvingen vinden plaats op volgorde van binnenkomst. Schrijf u daarom zo snel mogelijk in, anders bestaat de kans dat de cursus is volgeboekt. Met de inschrijving verplicht u zich tot betaling van het volledige cursusgeld. Bekijk ook de Algemene Voorwaarden.

Als u uw e-mailadres bij uw inschrijving vermeldt, ontvangt u ongeveer één week voor het begin een e-mailbericht (herinnering) van ons.

Zonder tegenbericht gaat een workshop/lezing/cursus door.

Bij onvoldoende inschrijvingen gaat een cursus niet door. U wordt hiervan ongeveer 7 dagen voor aanvang op de hoogte gebracht.

BETALING
Bij inschrijving via de website wordt automatisch een machtiging door u afgegeven waarin u akkoord gaat met het incasseren van het cursusgeld van het door u opgegeven IBAN-bankrekeningnummer. Het geld zal ongeveer 1-4 weken vóór aanvang van de cursus worden afgeschreven. Annulering van een inschrijving dient altijd schriftelijk te gebeuren. Tot vier weken voor de start van de cursusactiviteit kan dit kosteloos. Hierna is annulering niet meer mogelijk. Slechts in zeer uitzonderlijke gevallen is een restitutie van een deel over de op het moment van de aanvraag resterende lessen mogelijk. Hiervoor dient u een schriftelijk verzoek aan het bestuur te richten. Eénmalige activiteiten komen niet voor restitutie in aanmerking. Bij onvoldoende inschrijvingen gaat een cursus niet door. U wordt hiervan ongeveer één week voor aanvang op de hoogte gebracht.

Restitutie
Annulering van een cursus is uitsluitend mogelijk via het kantoor tot 2 weken vóór het begin van de cursus.

Als u een cursus voortijdig beëindigt dan wordt het cursusgeld van de resterende lessen niet gerestitueerd. Bij onvoorziene omstandigheden waardoor uw deelname aan de cursus redelijkerwijs (niet meer) verlangd kan worden, kunt u een schriftelijk verzoek tot restitutie, met opgaaf van redenen, aan het bestuur van de Volksuniversiteit richten.

In bijzondere gevallen kan het cursusgeld van de resterende lessen gerestitueerd worden onder aftrek van € 15,00 administratiekosten. Uw schriftelijk verzoek tot restitutie, met opgaaf van redenen, dient u te richten aan het bestuur van de Volksuniversiteit.

AANSPRAKELIJKHEID
De Volksuniversiteit Het Gooi is niet aansprakelijk voor schade aan personen en/of eigendommen. Evenmin is zij aansprakelijk voor diefstal of vermissing van persoonlijke goederen tijdens de door haar georganiseerde cursussen en andere activiteiten.

PRIVACYREGLEMENT
ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Artikel 1:         Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

Naam organisatie: Stichting Volksuniversiteit Het Gooi, verder aan te duiden als VU-HG;
Voorzitter: de voorzitter van de VU-HG;
Penningmeester: de penningmeester van de VU-HG;
Bestuur: het bestuur van de VU-HG;
Personeelslid: werknemer in dienst van de VU-HG;
Vrijwilliger: eenieder die op basis van vrijwilligheid in overleg met het bestuur activiteiten verricht in het kader van de VU-HG;
Cursist: eenieder die deelneemt aan een cursus, excursie, lezing of workshop in het lopende programma van de VU-HG;
Oud-cursist: eenieder die een cursist is geweest;
Docent: ieder die, al dan niet onder contract, een cursusonderdeel verzorgt dan wel heeft verzorgd bij de VU-HG;
Bestand: elk door de VU-HG gecreëerd en beheerd geheel van persoonsgegevens die betrekking hebben op de categorieën personen die genoemd zijn in artikel 3 van deze regeling;
Persoonsdossier: het geheel van (schriftelijk) vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling. De dossiers kunnen bestaan uit een fysiek en een elektronisch gedeelte;
Betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen;
Persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;
Derde: natuurlijke persoon of rechtspersoon niet zijnde een persoon behorende tot een categorie als genoemd in artikel 3;
Verordening: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), gebaseerd op de Verordening van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

Artikel 2:         Doelstelling van het bestand

Het bestand zal alleen die gegevens bevatten welke nodig zijn om:

cursisten in te schrijven voor een cursus aan de VU-HG, en ter verdere afhandeling van zaken rond hun inschrijving en deelname;
docenten te kunnen voorzien van de nodige informatie m.b.t. het cursusprogramma voor zover voor hun van belang;
de administratieve handelingen te kunnen verrichten t.a.v. de contractuele verplichtingen jegens docenten;
bestuursleden en vrijwilligers te kunnen voorzien van de nodige informatie t.a.v. het cursusprogramma van de VU-HG, voor zover relevant voor elk van dezen.

Artikel 3:         Categorieën personen, opgenomen in het bestand

Het bestand bevat uitsluitend persoonsgegevens van cursisten, oud-cursisten voor zover met hun toestemming, docenten, oud-docenten voor zover met hun toestemming, personeelsleden, vrijwilligers en voorts van personen en bedrijven die hebben aangegeven dat zij geïnteresseerd zijn in het cursusaanbod van de VU-HG.

Artikel 4:         Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen

1. Het bestand omvat voor de personen genoemd in artikel 3 de gegevens, zoals vermeld in  bijlage I, die bij deze regeling is gevoegd.

2. De persoonsgegevens worden verkregen door verstrekking door de betrokkene (of na machtiging door betrokkene):
bij inschrijving op een cursus of andere activiteit van de VU-HG
bij contractering als docent
bij in dienst treding als werknemer
bij aanmelding als bestuurslid of vrijwilliger.

3. De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt onderdeel van deze regeling.

Artikel 5:        Verantwoordelijkheid

1. De VU-HG is verwerkingsverantwoordelijke. Het bestuur ziet toe op het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van het bestand, e.e.a. overeenkomstig het in deze regeling bepaalde.

2. Het bestuur ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.

3. Het bestuur wijst ten behoeve van de verwerking van persoonsgegevens een of meer daartoe bevoegde verwerkers aan, en bevordert dat zorg gedragen wordt voor de nodige voorzieningen van technische en organisa­torische aard ter beveiliging van het bestand, tegen verlies of aantas­ting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrek­king daarvan.

Artikel 6:        Functioneren van het bestand
1. Het bestand wordt uitsluitend gebruikt door de daartoe aangewezen verwerkers.
2. De in het bestand opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten be­hoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling.

Artikel 7:         Toegang tot het bestand

1. Toegang tot het bestand hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden:de voorzitter;
de penningmeester;
de verwerkers;
personeelslid/verwerker.

2. Toegang tot het bestand kan uitsluitend worden verkregen door middel van de persoonlijk toegekende toegangcodes aan de in lid 1. genoemde personen.

3. Aan deze toegangcodes zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen, verwijderen, en/of raadplegen van de opgeslagen gegevens.

4. Een docent krijgt functioneel toegang tot enkel de benodigde persoonsgegevens van de deelnemers aan de door hem/haar gegeven lesactiviteit.

Artikel 8:         Verstrekking van gegevens aan derden

Uit het bestand worden geen gegevens aan derden verstrekt, tenzij:
dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
dit geschiedt op verzoek van of met toestemming van de betrokkene.

Artikel 9:         Bewaring en vernietiging van de gegevens

Indien er gedurende zeven jaar geen contact tussen de betrokkene en de VU-HG is geweest, worden de persoonsgegevens vernietigd. Aan de persoonsgegevens zijn financiële inschrijvingsgegevens gekoppeld. De VU-HG dient financiële gegevens ingevolge wettelijke belastingbetalingen gedurende een periode van zeven jaar te bewaren.

Artikel 10:      Recht op inzage en afschrift

1. De betrokkene heeft het recht om van de VU-HG uitsluitsel te verkrijgen  over de verwerking van hem/haar betreffende persoonsgegevens en daarvan inzage te verkrijgen. Daarnaast heeft de betrokkene recht op de in artikel 15 lid 1 sub a t/m h AVG bedoelde informatie. Het verzoek daartoe wordt door de betrokkene of diens gemachtigde schriftelijk bij de voorzitter ingediend, waarbij een legitimatie en, indien het een gevolmachtigde betreft, tevens een schriftelijke volmacht van de betrokkene wordt overgelegd.

2. Op schriftelijk verzoek van de betrokkene verstrekt de VU-HG aan hem/haar kopie van zijn /haar persoonsgegevens die worden verwerkt. Desgevraagd kan het verzochte ook in gangbare elektronische vorm verstrekt worden.

Artikel 11:      Recht op rectificatie

De betrokkene of diens gemachtigde heeft op de voet van artikel 16 AVG het recht om van de VU-HG onverwijld rectificatie van hem/haar betreffende onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen. Het verzoek daartoe wordt schriftelijk vergezeld van een legitimatie en, voorzover het een gemachtigde betreft, voorzien van een schriftelijke volmacht van de betrokkene, bij de voorzitter ingediend. De beslissing op dit verzoek volgt binnen vier weken na datum binnenkomst verzoek. Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.

Artikel 12:      Recht op gegevenswissing

In de gevallen als bedoeld in artikel 17 AVG heeft de betrokkene het recht van de VU-HG zonder onredelijke vertraging wissing van hem/haar betreffende persoonsgegevens te verkrijgen, waartoe de VU-HG verplicht is in de in het aangehaalde artikel genoemde gevallen, tenzij anders is overeengekomen of krachtens wettelijk voorschrift voortgezette bewaring is vereist. Het verzoek daartoe wordt door de betrokkene of diens gemachtigde schriftelijk gedaan aan de voorzitter, waarbij een legitimatie en, indien het een gemachtigde betreft, tevens een schriftelijke volmacht van de betrokkene wordt overgelegd. Een afwijzende beslissing op het verzoek is met redenen omkleed en wordt onverwijld gegeven.

Artikel 13:      Beroep

In het geval dat een betrokkene het niet eens is met een besluit van de verwerkingsverantwoordelijke betrekking hebbende op deze regeling wordt verwezen naar de Algemene Verordening Gegevensbescherming .

BIJLAGE I

Het bestand omvat over de in artikel 3 bedoelde personen de volgende gegevens:

Alle personen:
achternaam, voorletters
geslacht (zodat wij u correct kunnen aanspreken)*
adres, postcode*
woonplaats*
telefoonnummers overdag, avond, mobiel**
e-mail adres**

 

Cursisten:
IBAN – t.b.v. automatische incasso van cursus- of lesgelden en/of restitutie (teveel) betaalde cursus- of lesgelden
de door de betrokkene gevolgde cursussen c.q. cursushistorie

 

Docenten:
BSN – het burgerservicenummer wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording
nationaliteit – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording
IBAN – voor uitbetaling financiële vergoedingen
KVK en BTW nummer – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording
de door de betrokkene gegeven cursussen

 

Personeelsleden:
BSN – het burgerservicenummer wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording
geboortedatum – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording
nationaliteit – wordt geregistreerd voor fiscale verantwoording
IBAN – voor uitbetaling salaris

 

* Gegevens over woonplaats, postcode worden geanonimiseerd verwerkt ten behoeve van statistische gegevens omtrent aard en herkomst van de cursisten en docenten.

 

** Telefoon en e-mailgegevens zijn nodig om cursisten tijdig te kunnen informeren in geval van ziekte van de docent en andere leswijzigingen.

 

 

 

 

 

Ga naar top